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企業在評估ERP系統和導入ERP系統的目的有密切關聯,基本上,會想要導入ERP系統的背景有兩種:

  一、 企業認同ERP對自我本身的幫助,想要導入第一套ERP系統。
     
  二、 企業已導入ERP但現有系統已不敷使用或不好用,因而評估重新導入ERP系統以配合公司未來發展需要。
 


對於想要導入第一套ERP系統的公司,因為沒有歷史經驗可供比對、參照來建立符合公司需求的評估基準,評估ERP系統就比較需要專業團隊的協助,或是尋求同業導入ERP系統的經驗以其經驗來建立自己的評估基準。

已經導入過ERP系統的公司,在評估上因為有了以前的經驗,不論是成功或是失敗的經驗,都能夠在導入新ERP系統前的評估作業中,提供客觀的評比項目。

基本上,ERP系統導入專案務必要先成立起來。 整個導入ERP系統的程序大致如下:

  一、 瞭解ERP系統供應面,有那些ERP系統廠商支援公司所屬行業,到Google上搜尋一下,就可以找到不少國內外ERP系統軟體公司或顧問公司在不同行業別支援的資料。
     
  二、 根據找到的資料,聯絡ERP系統公司的業務前來做第一次簡報,簡報內容著重在公司簡介、成功案例、ERP系統功能大致介紹等等,由第一次接觸的印象來選擇後續再聯絡的廠商。
     
  三、 建立邀商建議書(Request for Proposal,RFP)。 RFP中至少要說明導入ERP系統的目的、導入的系統功能及規格、導入的範圍,大致的時程安排等等內容。
     
  四、 建立ERP系統評分表,評分表要分功能與印象評分表給使用單位的評選人員評分用,技術與規格評分表給IT人員使用。是否加權,就需要來決定了。
     
  五、 成立選商小組,選商小組要由中高階主管、種子成員及IT人員組成。
     
  六、 第一次訪談的ERP系統廠商中,挑選比較有意合作的廠商再訪談幾次,互相瞭解合作模式。要清楚告知選商的程序,有些ERP系統公司有自己一套做法,不一定會願意配合選商程序。
     
  七、 舉辦廠商簡報會議,一個廠商至少安排一天,讓所有選商小組成員都瞭解廠商的優勢何在。
     
  八、 廠商簡報時,發出評分表給參與簡報會議的使用者,請其評分,簡報完成後,收回評分表並計算得分。
     
  九、 選出較理想的幾家廠商邀請進入下一階段。和廠商討論RFP的內容,請廠商提供建議書及合約、報價。
     
  十一、 評比各廠商提供的建議書及合約、報價。
     
    確定合作廠商,確認專案內容,專案進度表要合理且受到廠商支持。然後舉辦專案啟動會議。
     
  十二、 基本上,導入程序是:
     
    -需求訪談
- 差異分析
- 客製項目確定
- 客製項目開發
- 單元測試
- 整合測試
- 種子成員教育訓練
- 使用者測試及平行作業
- 上線前準備作業: 基本資料建檔,期初開帳系統上線前功能測試
- 上線作業 - 第一次關帳、月結作業,核對月結帳、存貨帳、成本帳都是OK的
- 驗收
     

 

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「找對的人、做對的事」可以讓ERP系統的導入達到事半功倍的效果,企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度,這四方面良好的協調運作是企業ERP系統能順利導入的關鍵, 然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般,資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正,才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。

以上的內容,應能讓您大致了解企業為何需要ERP系統,以及成功導入ERP系統的關鍵是什麼。然而,複雜的導入評估以及難以預期的導入風險卻也常常讓企業對e化導入為之卻步。其實,好的系統公司不僅能協助企業做好e化的評估以及導入;在導入過程中更能藉由其豐富的實務經驗協助企業完成營運流程的改善,進一步提高企業的競爭力。透過專業的顧問協助您做更有效的評估及導入規劃,就能讓您更快速完成企業的e化建置,提高競爭力。